诗航EMS邮件营销业务介绍
一站式邮件营销获客 · 自动化触达潜在客户
实时数据分析 · 自动识别有效信息 · 批量发送个性化邮件
独立服务器部署 + SSL 证书 = ¥2500 / 年
本说明整合系统介绍与完整操作手册，可作为企业知识库参考资料
目录
一、系统简介与核心流程
诗航 EMS（邮件营销管理系统）是一款面向 B2B 企业的邮件营销获客工具。系统从企业网站自动采集联系邮箱，并按预设规则批量发送个性化营销邮件，将"数据准备—网站检测—联系方式采集—邮件发送—客户跟进"全流程打通，帮助企业自动化触达潜在客户，提升营销与获客效率。
系统支持企业信息库管理、数据清洗、关键词过滤、邮件模板配置、云服务商邮件接口接入以及营销任务执行与统计。
整体流程：导入企业数据 → 配置邮箱密钥 → 配置邮件模板 → 开启自动检测营销 → 判定关键词触发结果 → 发送邮件
单条企业数据处理链路：访问网站 → 关键词检测 → 采集联系方式 → 发送邮件
二、核心价值与套餐
独立服务器部署
独享服务器 + 独立软件系统，数据自主可控，支持二次开发定制。
数据安全可控
密钥密文存储，账号单点登录，企业数据归属客户独立账户。
高信誉通道集成
对接云服务商邮件推送服务，建议开通独立 IP 提升送达信誉。
全自动无人值守
检测+发送一体化，3 条流水线并行处理，每批最多 60 条，后台自动运行。
独立部署 · 透明定价 · 独享服务器 + 独享软件系统，支持定制二次开发
¥2500/年
诗航 EMS 邮件营销获客系统
套餐包含内容
1 台独享服务器 / 年（2 核 / 4GB / 50GB）
1 个 SSL 安全证书 / 年，数据加密传输
10 次数据服务 / 年（数据清洗、数据优化、数据导出等）
持续系统更新与售后技术支持
注：邮件推送服务、独立 IP、资源包等第三方资源由客户自行购买。
三、四步实现自动化邮件获客
从数据准备到客户触达，系统化运营
准备数据
导入企业数据，建立营销客户数据库
邮件推送配置
启用云服务商邮件服务，获取 API 密钥
配置邮件模板
设置个性化、专业的营销邮件模板
实时触达客户
自动分析数据并发送，持续触达潜在客户
使用前三大准备：
准备企业基础数据：整理待营销的企业信息（企业名称、网址等），可通过导入模板批量录入企业信息库。
准备云服务商邮件密钥：在云服务商开通邮件推送服务并获取 AccessKeyId / AccessKeySecret（我们会指导您配置）。
配置好邮件模板：在"邮件模板"中编写营销邮件内容并启用。
四、自动营销执行概览
输入目标封数，系统全自动完成检测与发送
在「发送总量」中输入目标封数，点击「开始营销」即可启动任务。启动前系统会检查三个前提条件：① 有启用的 API 密钥 ② 有启用的邮件模板 ③ 企业信息库有数据，任一不满足时系统会提示先完成配置。
任务启动后，系统将全自动完成从企业网站检测、联系方式采集到邮件发送的完整链路，全程无需人工干预。其间系统会依据您配置的关键词规则、邮件模板与无效邮箱名单智能完成判定与发送，具体判定细节由系统自动处理。
页面会实时刷新统计结果（已检测 / 已发送 / 发送失败 / 无效站点 / 无效邮箱），达到目标封数或数据检测穷尽时任务自动结束，您也可随时点击「停止营销」提前终止。
任务运行提示：任务运行期间建议保持页面打开。每封邮件处理需要一定时间，耐心等待即可。运行中可点击「停止营销」提前结束任务。
五、六大核心功能
覆盖邮件营销关键环节
企业信息数据库
企业信息库作为自动营销数据源，支持 Excel 模板批量导入导出，营销任务运行时自动采集实时数据。
Excel 快速导入建立客户数据库
营销任务中自动采集目标客户数据
检测/发送状态实时标记，清晰可见
个性化邮件模板
支持 {企业名称} {网址} {当天日期} 等变量，定制优雅专业的营销模板。
动态变量插入，内容个性化
集中管理，实时预览调整
一次编辑，长期复用
自动化邮件营销
设定目标量启动任务，系统自动分析数据、过滤关键词、发送邮件并更新客户状态。
检测+发送一体化，按目标量自动运行
实时统计：已检测/已发送/失败/无效站点/无效邮箱
操作简单，无需人工监督，支持后台运行
触发关键词动作识别
营销过程中自动识别匹配关键词，命中执行预设动作，未命中继续正常流程。
无效数据支持自定义处理规则
命中关键词可触发：发送 / 删除 / 标记
优先级：删除 > 标记不发 > 标记并发送
一键数据清洗
手动整理数据库，提升营销触达效率。
去除重复数据、无效条目、坏邮箱
过滤黑名单和现有客户，避免资源浪费
支持数据全部还原至初始状态，多轮营销复用
客户与项目管理
集中管理客户数据与跟进状态，按 意向/成交/流失 分类，每个客户可关联多条项目记录。
客户状态清晰标注（意向/成交/流失）
客户详情集中链接联系人与项目记录
项目支持按名称/客户筛选，可导出 Excel
六、功能模块矩阵与工作台
6.1 系统功能模块矩阵
6.2 工作台首页与顶部菜单
工作台分为三部分：顶部导航栏（功能菜单入口及用户菜单：修改密码、退出登录）、统计卡片区（展示客户、项目、企业信息库、已发邮件等数量统计）、快捷功能区（常用操作入口）。
顶部菜单与功能对照：
| 顶部菜单 | 功能 |
|---|---|
| 工作台 | 首页总览 |
| 项目记录 | 管理客户项目 |
| 客户信息 | 管理客户资料 |
| 黑名单客户 | 管理黑名单企业 |
| 企业信息库 | 管理待营销企业数据 |
| 数据清洗 | 清理脏数据 |
| 触发关键词 | 配置网站检测关键词 |
| 正则表达式 | 配置联系方式提取规则 |
| 无效邮箱地址 | 管理无效邮箱 |
| 邮件模板 | 配置邮件内容 |
| 邮件自动营销 | 启动自动检测与发信 |
| 邮件接口 API | 配置云服务商发信密钥 |
登录与账户安全：账号 / 密码由我方在系统开通时提供，请妥善保管。本系统使用单一管理员账户，所有业务数据均归属该账户。
系统采用单点登录机制：同一账号同一时间仅允许一个会话在线。在新位置登录后，先前会话会被强制下线。建议专人专用账号，避免多人共用导致登录被挤占。
忘记密码无法自助找回，需联系管理员重置。建议密码长度不少于 8 位，包含字母与数字，定期修改。
七、各模块详细操作说明
7.1 客户信息（维护客户资料与跟进状态）
操作路径：点击顶部菜单「客户信息」进入列表页
维护客户资料及跟进状态。列字段包括：企业名称（客户公司全称）、法定代表人（选填）、网址（客户官网地址）、电话/邮箱（联系方式）、状态（意向/成交/流失）、备注（补充说明）、操作（详情/编辑/加入黑名单/删除）。
客户状态说明：
意向：新客户默认状态
成交：已达成合作的客户
流失：已不再合作的客户
新增/编辑客户步骤：点击「新增客户」（编辑则点击行尾「编辑」按钮）→ 在弹出表单中填写信息 → 点击「保存」。
主要字段：企业名称（必填）、法定代表人（选填）、网址（选填）、采集电话/采集邮箱（选填）、客户状态（意向/成交/流失）、备注（支持图文混排）。
点击行尾「详情」查看客户档案，包括基本信息、联系人、关联项目记录。
删除规则：删除客户会同时删除其联系人，但不会删除关联项目记录，删除前请确认无误再操作。
7.2 项目记录（管理客户项目）
操作路径：点击顶部菜单「项目记录」进入列表页
列字段：项目名称、网址（项目对应网址）、关联客户（所属客户）、备注、操作（编辑/删除）。支持按项目名称、关联客户筛选，以及导出 Excel。
新增/编辑项目步骤：点击「新增项目」（编辑则点击行尾「编辑」）→ 填写项目名称（必填）、网址、关联客户、备注 → 点击「保存」。
7.3 黑名单客户（管理不再参与营销的企业）
操作路径：点击顶部菜单「黑名单客户」进入
黑名单用于防止误给黑名单中的企业发送营销邮件。除黑名单列表外，系统的「数据清洗」中还提供「剔除黑名单中的企业」功能，可将企业信息库中与黑名单重复的数据精准排除，确保营销任务不会触达黑名单企业。
操作：移出黑名单（恢复至正常状态）、删除（彻底删除黑名单记录）。
加入黑名单方式：
在「客户信息」列表点击「加入黑名单」；
或在「企业信息库」中勾选企业后批量「加入黑名单」。
7.4 企业信息库（存放待营销企业数据）
操作路径：点击顶部菜单「企业信息库」进入
企业信息库是自动营销的数据来源。数据可来自 Excel 批量导入，或营销任务运行时系统自动采集。
导入数据步骤：
点击「下载模板」，获取 Excel 导入模板；
按模板列填写企业信息；
点击「导入数据」，选择文件上传；
导入完成后数据进入企业信息库。
状态字段说明：
| 状态 | 可能值 | 含义 |
|---|---|---|
| 检测状态 | 已检测 / 未检测 | 是否已被系统检测 |
| 站点类型 | 安全站点 / 无效站点 | 网址是否可正常访问 |
| 安全状态 | 安全 / 无效 | 网站内容是否命中触发关键词 |
| 发送状态 | 已发送 / 发送失败 / 标记不发 / 无效邮箱 | 邮件发送结果 |
说明：「安全站点 + 安全」表示正常目标企业，可参与邮件发送；「无效站点 / 无效」表示被过滤，不会发送。
批量操作：导出（导出当前列表为 Excel）、下载模板/导入数据（批量导入企业数据）、转录为我的客户（将选中企业转为客户信息）、加入黑名单（将选中企业加入黑名单）、发送邮件（手动给选中企业发送邮件）、批量删除（删除选中企业）。
注意：批量操作前需先勾选列表左侧复选框，再点击上方对应按钮。导入前可先执行一次数据清洗，减少重复与无效数据。
7.5 数据清洗（清理重复、无效与缺失数据）
操作路径：点击顶部菜单「数据清洗」进入
数据清洗用于整理企业信息库数据，让营销数据更干净、更精准。系统提供多项清洗能力，包括清理重复企业、剔除黑名单与无效网址、统一网址格式、清理重复无效邮箱，以及将数据全部还原至初始状态以便多轮营销复用等。
清洗步骤：在对应卡片点击「预览」查看影响范围 → 确认无误后点击「清洗」执行 → 系统显示处理结果。
提醒：部分清洗项目涉及不可恢复的删除操作，执行前务必先「预览」确认影响范围，谨慎操作。
7.6 触发关键词（设置网站内容命中规则）
操作路径：点击顶部菜单「触发关键词」进入管理页
系统在营销过程中会访问企业网站并匹配关键词。命中关键词的企业将按预设动作处理；未命中则继续正常流程。
示例：设置关键词「已被收购」并选择动作「删除」后，若某企业网站内容命中该词，系统将删除该企业，不再发送邮件。
动作类型与处理结果：
| 动作 | 含义 | 处理结果 |
|---|---|---|
| 删除 | 命中即判定无效 | 删除该企业 |
| 标记不发 | 命中即不发送 | 保留数据但不发邮件 |
| 标记并发送 | 命中即允许发送 | 标注为用户指定的状态，并发送邮件 |
优先级：同时命中多个关键词时，按「删除 > 标记不发 > 标记并发送」处理，删除优先。
新增触发关键词步骤：
点击「新增触发关键词」；
填写关键词内容（支持词组）；
选择动作；
可选填写标记状态（如「无效站点」）；
点击「保存」。
列表中关键词支持编辑、启用/停用、删除。
7.7 正则表达式（配置电话与邮箱提取规则）
操作路径：点击顶部菜单「正则表达式」进入管理页
正则表达式用于从网页源码中提取电话号码和邮箱地址。系统访问企业网站后，依据这些规则采集联系方式。
说明：系统已内置常用电话与邮箱提取规则，通常情况下无需修改。仅在发现特定格式联系方式无法被采集时，才需要新增规则。
新增正则表达式步骤：
点击「新增正则表达式」；
填写名称；
选择用途（Phone 或 Email）；
填写正则表达式内容；
点击「保存」。
7.8 无效邮箱地址（管理发送失败的邮箱）
操作路径：点击顶部菜单「无效邮箱地址」进入
无效邮箱列表用于记录发送失败或格式错误的邮箱。系统发送邮件前会先检查目标邮箱是否在列表中，命中则跳过，避免重复发送浪费额度。
发送失败的邮箱会自动加入该列表；
支持手动添加已知无效邮箱；
邮箱恢复有效后可删除对应记录。
7.9 邮件模板（配置营销邮件内容）
操作路径：点击顶部菜单「邮件模板」进入
邮件模板即营销邮件内容。自动营销时，系统按已启用模板发送邮件。同一时刻只能有一个模板处于启用状态。
新增/编辑模板步骤：
点击「新增模板」（编辑则点击行尾「编辑」）；
填写模板名称、邮件主题；
在邮件内容编辑框编写正文（支持富文本）；
开启「启用」开关，点击「保存」。
模板占位符：模板中可插入占位符，发送时自动替换为对应企业信息：
| 占位符 | 替换内容 | 示例 |
|---|---|---|
{企业名称} | 收件企业名称 | 某某科技有限公司 |
{网址} | 收件企业网址 | www.example.com |
{当天日期} | 发送当天日期 | 2026 年 08 月 12 日 |
示例：正文写"您好 {企业名称}，我们注意到贵公司网站 {网址} 需要优化…"，发送时自动替换为真实企业信息。
7.10 邮件接口 API（配置云服务商邮件推送密钥）
操作路径：点击顶部菜单「邮件接口 API」进入
系统通过云服务商邮件推送服务发送邮件。需配置 API 密钥（AccessKeyId / AccessKeySecret、发信地址等）方可使用自动发送功能。
新增密钥步骤：
点击「新增密钥」；
填写名称、AccessKeyId、AccessKeySecret、发信地址、发件别名（均来自云服务商后台）；
开启「启用」开关，点击「保存」。
说明：该配置通常由技术人员在开通云服务商邮件推送后设置，日常操作人员无需频繁修改。
安全：AccessKeySecret 为敏感信息，注意保密，避免泄露给无关人员。
7.11 邮件自动营销（自动检测企业网站并发送邮件）
操作路径：点击顶部菜单「邮件自动营销」进入
页面分三个区域：
操作区：输入发送总量，点击「开始营销」启动任务；运行中可点击「停止营销」
实时统计区：已检测、已发送、发送失败、无效站点、无效邮箱，实时刷新
当前动态区：显示当前处理的企业与状态
点击「开始营销」前需满足以下条件：
企业信息库中有数据；
已启用一个邮件模板；
已启用一个云服务商 API 密钥。
说明：任一条件不满足时，点击「开始营销」系统会给出提示。
操作步骤：
在「发送总量」输入框中填写本次目标发送封数；
点击「开始营销」；
任务启动后，统计区实时刷新；
如需提前结束，点击「停止营销」。
注意：任务运行期间建议保持页面打开。每封邮件处理需要一定时间，耐心等待即可。
八、实时统计指标
已检测
已经检查过的企业数量（看网站、验关键词都算检测）
已发送
成功发出的邮件封数
发送失败
发出但失败的封数（云服务商接口报错等）
无效站点
网址打不开、被判定无效的企业数量
无效邮箱
邮箱在无效名单里、被拦截的数量
为什么"已发送"比"发送总量"少？因为目标封数是"发出成功的数量"，而过程中大量企业会因网站打不开、关键词命中、没有邮箱等原因被跳过，这些都不算发送。所以发送总量越大、数据质量越高，需要检测的企业就越多。
九、使用须知与注意事项
合规使用
系统使用须遵守《反垃圾邮件法》等相关法律法规。邮件内容责任由甲方承担，仅用于合法营销场景。
效果说明
系统为营销辅助工具，提升触达与跟进效率。实际效果受第三方规则变化与营销内容影响，不承诺具体送达率与营销效果。
服务支持
提供全生命周期使用指导，确保系统有效落地。支持定制二次开发与私有化部署报价。
注意事项
系统采用密文方式存储密码密钥，甲方应妥善保管系统账户、云服务商密钥等信息。
邮件送达率、打开率受邮箱服务商策略、邮件内容质量及收件方行为等多方面因素影响，乙方不承诺具体的送达率与营销效果。建议开通邮件推送独立 IP 产品，提高信誉度。
系统所需营销检测的企业数据，由甲方自行准备。
本系统仅为营销辅助工具，严禁发送违法、不良或侵权信息；邮件内容责任由甲方承担，甲方须遵守《反垃圾邮件法》等相关法律规定及平台邮件规则。
数据清洗中涉及删除的清洗项目（彻底删除已清理的数据、剔除无效网址），SQL 指令执行后不可找回，执行前务必先点击「预览」查看影响范围。
删除客户会同时删除其联系人，但不会删除关联项目记录，删除前请确认无误。
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